第一次雇员工？加拿大Payroll工资管理完整指南
已更新：8月26日
生意发展到需要雇第一名员工，是很多小企业的重要一步。但从第一次发工资开始，企业主也多了一项不能忽视的责任：Payroll（工资管理）。
Payroll并不只是把工资转给员工。雇主还需要计算并代扣Income Tax、CPP和EI，按时把相关款项交给CRA，并处理Pay Stub、T4以及员工离职时可能需要的ROE等事项。
如果是第一次雇员工，下面几个步骤最好从一开始就做正确。
一、先开CRA Payroll Account
在开始支付员工工资之前，公司通常需要在CRA开设Payroll Program Account。
如果企业已经有Business Number，Payroll Account通常是在原来的9位Business Number后增加Payroll program identifier，例如第一次开设的账户通常以 RP0001 结尾。
这个账户以后用于申报和缴纳员工工资中代扣的Income Tax、CPP和EI等Payroll deductions。
不要等到已经发了几个月工资，才想起来Payroll Account还没有建立。
二、确定多久发一次工资
企业还需要确定Pay Frequency。
加拿大比较常见的是：
Bi-weekly：每两周发一次，一年通常26次。
Semi-monthly：每月发两次，例如15日和月底，一年24次。
两种方式都可以，关键是选择适合公司和员工的方式，并保持一致。
对于小时工较多的企业，Bi-weekly通常比较容易配合工时计算；固定Salary员工则可能更容易使用Semi-monthly。
三、员工入职时把资料收完整
正式开始Payroll以前，应取得员工计算工资和扣税所需要的资料，例如：
姓名和SIN
Federal TD1
Provincial TD1
地址及联系方式
Direct Deposit资料
Salary或Hourly Rate
入职日期
TD1尤其重要，因为员工申报的Personal Tax Credits会影响每次工资应该扣多少Income Tax。
四、每次发工资，不是只计算员工到手多少钱
假设员工的Gross Pay是$3,000，并不是公司直接支付$3,000就结束了。
Payroll需要计算：
Gross Pay − Income Tax − Employee CPP和EI = Net Pay
然后，公司把Net Pay支付给员工。
但公司真正承担的Payroll成本还不止Gross Salary。雇主通常还需要另外承担自己的 Employer CPP和Employer EI。
因此，招聘一个年薪$60,000的员工，并不意味着公司的实际人工成本只有$60,000。
五、扣下来的Payroll不能一直留在公司
这是小企业Payroll最需要注意的问题之一。
公司从员工工资中扣下Income Tax、CPP和EI以后，需要按照CRA规定的remittance schedule缴纳。
对于很多小型企业，Payroll Remittance通常按月进行，常见截止日期是次月15日；但实际remitter type和截止日期取决于CRA对企业的分类，Payroll较大的企业可能需要更频繁地汇款。
现金流紧张的时候，有些企业主会想把Payroll deductions暂时留下来周转。
这个做法风险很高。
这些钱并不是普通的公司现金。迟交Payroll Remittance可能产生罚款和利息，长期拖欠还可能引起CRA进一步追缴。
六、年底别忘了T4
Payroll并不会随着12月最后一次工资支付而结束。
每年结束后，雇主还需要汇总员工全年：
Employment Income
Income Tax deducted
CPP contributions
EI premiums
其他需要申报的Taxable Benefits
然后准备T4，并在规定期限内提交给CRA和员工。通常T4需要在次年2月底前完成。
如果员工离职或者发生Interruption of Earnings，还可能需要准备 ROE（Record of Employment）。ROE会直接影响员工申请EI，因此也不能忽略。
七、最容易出问题的，往往不是工资计算
Payroll软件现在已经可以帮助企业计算CPP、EI和Income Tax，所以真正容易出问题的地方，反而经常是管理上的疏忽。
例如：
把Employee错误当成Independent Contractor。
如果企业把一个实际上属于Employee的人当作Contractor，没有代扣CPP、EI和Income Tax，日后CRA认定其真实身份属于Employee时，企业可能需要补缴相关款项，并承担利息或罚款。
另外，Vacation Pay、Overtime、Statutory Holiday Pay、Termination等规则也不能只看CRA，因为Employment Standards由各省和地区规定，不同省份的要求可能不同。
第一次雇员工，Payroll最好从第一天就做正确
对于只有一两个员工的小企业，Payroll本身并不一定复杂。
真正重要的是从开始就建立正确的流程：
开Payroll Account → 收集员工资料 → 正确计算工资和扣款 → 按时Remit给CRA → 保存Payroll Records → 年底完成T4。
员工越来越多以后，再回头整理几个月甚至一年的Payroll，通常比一开始把流程做好麻烦得多。
所以，第一次雇员工时，与其只考虑“每个月给他多少工资”，不如同时把Payroll Account、CPP、EI、Income Tax、Remittance和T4一起安排好。
本文为一般信息，不构成税务、法律或人力资源建议。Payroll及Employment Standards的具体要求应根据企业所在地、员工情况及当年度规定确定。
留言